Оператор электронного документооборота

Задачи и функции

В первую очередь операторы организуют передачу документов по сделкам между хозяйствующими субъектами, включая первичные бухгалтерские, договоры, счета-фактуры. Отправителями и получателями информации могут стать юридические лица и индивидуальные предприниматели. К возможным сторонам обмена относятся и государственные органы, участвующие в электронной сдаче отчетности через интернет.

Также в обязанности операторов входит:

• Фиксирование дат, в которые отосланы и вручены документы.
• Учет предприятий как участников системы электронного взаимодействия.
• В качестве подтверждения каждому выдаются соответствующие идентификационные реквизиты. Эти данные оператор сообщает налоговому органу.
• Техническая поддержка сервиса, который обеспечивает ЭДО

Операторы должны строго следовать положениям российского законодательства в области передачи электронных документов и использования электронных подписей. Кроме того, участники обмена руководствуются условиями заключенных договоров. В случае нарушения обязательств организации-посредники могут лишиться статуса оператора ЭДО и места в списке ФНС РФ .

Что включает такое сотрудничество?

Операторы электронной отчетности предлагают:

• Передачу контрагентам и уполномоченным инстанциям любых документов: накладных, контрактов, актов, балансов, деклараций и т. п. У сервисов обмена разнообразный функционал, который постоянно совершенствуется в соответствии с запросами бизнеса и актуальными правилами отчетности.
• Хранение документов, которые были получены или отправлены через сервис. Этот процесс организуется согласно действующему законодательству.
• Разные интеграционные решения. Получать и отправлять необходимые электронные данные можно в привычной учетной, правовой, справочной и иной системе. Пользователям не придется устанавливать и разбираться в дополнительных приложениях и программах.
• Своевременное информирование об изменениях в правовых актах, которые регулируют электронный обмен документами и сдачу отчетности.
• Компетентную и оперативную поддержку при решении возникающих проблем с сервисом и по сопутствующим вопросам.

Возможно оказание и других услуг с учетом потребностей клиентов.

Переход на ЭДО открывает бизнесу новые горизонты и повышает эффективность деятельности

Так, это возможность:

• Оптимизировать бизнес-процессы. На составление и обмен цифровыми сведениями нужно меньше времени: их не обязательно распечатывать, вручную подписывать и согласовывать с разными руководителями. При наличии у предприятия разветвленной филиальной сети решается вопрос с оперативным сбором информации и рассылкой по обособленным подразделениям важных документов и данных. При ЭДО обмен происходит за несколько секунд. Контролировать такой процесс проще: каждое действие с документом отражается в личном кабинете пользователя. Можно видеть, проставлена ли подпись, получены ли отправленные сведения, нет ли просьб об уточнении и т. д. Проблемы решаются почти в онлайн-режиме, что в итоге помогает быстрее закрывать сделку;
• Сократить расходы. Не понадобится закупать бумагу и принтеры, нанимать обслуживающих сотрудников, оплачивать курьерскую или почтовую доставку. Виртуальный архив также обойдется дешевле, чем стандартный. В результате перехода на электронное взаимодействие высвобождается персонал, который можно перевести на более значимые участки работы;
• Упростить взаимодействие с надзорными органами. Найти и предоставить документы по камеральным запросам или в рамках выездных проверок с ЭДО это не станет проблемой;
• Улучшить сервис и снизить дебиторскую задолженность. При электронном формировании счетов и актов потребители или заказчики получают их быстрее, а, значит, больше шансов, что они оплатят их без задержек и в необходимой сумме;
• Повысить лояльность контрагентов. Использование новых технологий и прозрачность деятельности вызывает доверие партнеров и активизирует сотрудничество.

Как перейти на электронный документооборот?

Первый шаг — подготовка.

Проводится анализ информационных потоков и существующих бизнес-процессов. Необходимо определить, какие группы документов и контрагентов в приоритете для цифровизации (обычно с ними связаны максимальные финансовые и временные затраты). Наиболее важными считаются счета-фактуры и первичные формы, но часто в электронный документооборот включаются и нестандартные варианты актов, спецификаций, согласований, смет, претензий и т. п.

Второй шаг — заключение договора с оператором электронной отчетности.

Для этого следует предварительно связаться с выбранной организацией, согласовать сроки подключения, стоимость и другие условия сотрудничества. Иначе процедура называется присоединением к регламенту — документу, в котором указаны задачи, принципы функционирования, ответственность и другие правовые аспекты работы сервиса.

Обязательно оформление сертификата электронной подписи (ЭП), а также покупка средств криптографической защиты для ее генерации и шифрования передаваемых документов. Выдачей таких реквизитов занимаются организации, которые аккредитованы Минкомсвязи РФ, в том числе операторы ЭДО. Необходимо получить усиленную квалифицированную подпись, так как остальные форматы (простая и неквалифицированная) не подтверждают юридическую силу документа.

Третий шаг — оповещение и подключение контрагентов.

Работать можно только с теми партнерами, которые также пользуются сервисом электронного обмена. Поэтому сначала выясняется, кто именно уже подключен. Можно провести тестовое взаимодействие с лояльными партнерами и мотивировать на присоединение к системе ЭДО большего числа контрагентов с помощью различных льгот. Чтобы план подключения сработал, необходимо его тщательно продумать и назначить ответственных. Обслуживающий оператор оказывает клиентам всестороннюю поддержку в этой задаче. Контрагенты могут быть подключены к одному или разным операторам. В последнем случае применяются технологии роуминга.

При переходе предприятия на ЭДО менять учетную политику не требуется, так как в ней не затрагивается вопрос о способе доставки документов. Также не обязательно заключать новые договоры либо оформлять дополнительные соглашения с партнерами, если в действующих не указано, что обмен информацией по сделке происходит на бумаге. В дальнейшем при возникновении хозяйственных споров суд наравне с обычными накладными и актами примет в качестве доказательств исполнения обязательств и электронные подтверждения с ЭП.

Последний шаг — контроль результата.

Важно убедиться, что переход на электронный документооборот дал планируемый эффект. Для этого проводится анализ трудозатрат на обработку документов, состояния отношений с контрагентами и государственными органами, уровня взаимодействия между внутренними службами и филиалами.

Зачем нужен оператор ЭДО?

Такая организация выступает как третья незаинтересованная сторона процесса обмена документами. В конфликтных ситуациях она выдает официальные подтверждения фактов прохождения форм через систему ЭДО, отправки и получения конкретными участниками.

Операторы берут на себя разрешение любых технические проблем и гарантируют бесперебойную работу сервиса. Но главное — обеспечивается полная конфиденциальность и защита от попадания секретных коммерческих данных посторонним лицам.